En muchas ocasiones los empleadores se preguntan cuánto tiempo deben conservar los documentos de las relaciones laborales que ya han terminado. Al respecto, debemos resaltar que no hay una norma específica en materia laboral en Colombia, por esto, en muchos casos se ha optado por acudir a la aplicación por analogía del artículo 60 del Código de Comercio y, siguiendo lo dicho por este artículo, lo recomendable sería que los documentos físicos sean conservados por el empleador, por lo menos, por un término de diez (10) años.
Por otro lado, en el caso de los documentos relativos al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), sí encontramos una norma especial, a saber, el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015, que indica cuáles documentos y registros deben ser conservados por el empleador por un término mínimo de veinte (20) años.
Sin embargo, es importante revisar, también, los pronunciamientos tanto de la Corte Constitucional, como de la Corte Suprema de Justicia y del Ministerio del Trabajo al respecto, y es que estas tres entidades han señalado que los empleadores deben conservar los documentos y/o información laboral de sus trabajadores de manera indefinida.
Por lo tanto, lo recomendable es que los empleadores guarden copias digitales de los documentos correspondientes a las relaciones laborales, así como que tengan una base de datos en la que puedan consultar fácilmente esta información, y que estas copias digitales y bases de datos se conserven de manera indefinida. Esto, considerando especialmente que los empleadores tienen la obligación de expedir a sus trabajadores certificaciones laborales, obligación que no tiene un límite temporal señalado por la Ley, y que, en los términos de la Corte Constitucional, se entiende como un derecho del trabajador que no prescribe.
Además, es de suma importancia tener en cuenta que el almacenamiento de la información se hace aún más relevante, si se considera que de esta información puede depender el goce efectivo y cumplimiento de derechos de los trabajadores, como los derechos a la seguridad social y el mínimo vital.
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